Apostille et légalisation : deux démarches essentielles pour faire reconnaître un acte ou un document français à l’étranger. La légalisation authentifie la signature de l’autorité ayant délivré l’acte, tandis que l’apostille, plus simple et rapide, s’applique entre pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Leur finalité étant la circulation des actes et documents à l’international.
Actuellement du ressort du ministère des Affaires étrangères (bureau des légalisations), pour la légalisation, et aux procureurs généraux près les cours d’appel, s’agissant de la délivrance de l’apostille, la loi n°2019-222 du 23 mars 2019, dite loi de programmation pour la justice, complétée par plusieurs ordonnances et décrets (ord.n° 2020-192, 4 mars 2020 ; D. n° 2021-1205, 17 sept. 2021, D. n° 2023-25, 23 janvier 2023, arrêté du 7 avril 2023, D. n° 2024-1200, 23 déc. 2024, et arrêté du même jour), a opéré un transfert de compétence aux notaires et vise à simplifier les démarches administratives des usagers souhaitant faire reconnaître un acte public à l’étranger.
Selon les chiffres du Ministère de la Justice et du Ministère des Affaires étrangères, ce sont a minima près de 350 000 actes français qui sont légalisés ou apostillés chaque année. La réforme est donc d’ampleur pour le notariat.
Reporté une première fois au 1er janvier 2025, le nouveau dispositif entrera en vigueur au 1er mai 2025, pour la formalité de l’apostille, et au 1er septembre 2025, pour la formalité de la légalisation.
Décryptage de cette réforme clé pour la circulation des documents publics français à l’étranger.
Table des matières
Qu'est-ce que la légalisation, qu'est-ce que l'apostille ?
Issue de la coutume internationale, la légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature de l’auteur de l’acte, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.
La légalisation s’impose pour la circulation de tout acte public à l’étranger, sauf accord de dispense avec le pays destinataire. L’apostille, créée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, n’est qu’une forme allégée et uniformisée de légalisation ; elle assure la même fonction.
L’apostille et la légalisation permettent donc la circulation internationale des actes. Elles portent toutes deux sur le caractère authentique de la signature, du sceau ou du timbre du document et du cachet de l’autorité l’ayant établi et certifient que l’acte a bien été signé par une autorité publique. Elles ne portent en aucun cas sur le contenu du document.
En pratique, la légalisation et l’apostille sont un cachet officiel ajouté sur le document. En voici des exemples.
La différence entre la procédure d’apostille et celle de légalisation tient donc aux pays dans lesquels le document doit être présenté. S’il s’agit d’un pays signataire de la convention de La Haye du 5 octobre 1961, la formalité requise est l’apostille. Dans le cas contraire, c’est la légalisation, sauf pour les États ayant signé une convention les dispensant de cette procédure.
A ce jour, la Convention de La Haye compte 127 Etats contractants. Derniers en date : la Chine (7 nov. 2023), le Canada (11 janv. 2024) et le Rwanda (5 juin 2024).
La France a par ailleurs signé plus d’une quarantaine de conventions bilatérales toujours en vigueur.
Rappelons enfin que pour les pays membres de l’Union européenne, certains documents sont dispensés d’authentification : notamment tous les documents liés à l’état civil (naissance, décès, mariage, pacs, etc.).
Pour en savoir plus sur la Convention de La Haye et vérifier si votre acte relève de la légalisation ou de l’apostille, consultez le tableau récapitulatif de l’État actuel du droit conventionnel en matière de légalisation.
Il n’est donc pas toujours évident de déterminer si une légalisation ou une apostille est requise.
Exemple
Un usager a besoin de fournir dans le cadre d’une succession internationale l’acte de notoriété établi par un notaire français :
- Si c’est à destination de l’Afghanistan, la procédure requise sera la légalisation.
- Si c’est à destination de l’Afrique du Sud, ce sera l’apostille (la France et l’Afrique du Sud ayant tous deux signés la convention de La Haye 1961)
- Si c’est à destination de la Côte d’Ivoire, aucune formalité ne sera requise (une convention bilatérale ayant été ratifiée par les deux pays en 1961)
- Si c’est à destination de l’Espagne, là encore, l’acte n’aura besoin d’être ni légalisé ni apostillé compte tenu du règlement général applicable dans l’Union Européenne.
Comme avant la réforme, la procédure va donc dépendre du type d’acte, du domaine de l’acte et du pays concerné. Le rôle du notaire sera d’identifier le régime applicable afin de bien orienter son client.
Quels documents sont concernés par l'apostille et la légalisation ?
Un large éventail de documents peut nécessiter une apostille ou une légalisation pour être recevable à l’étranger. Il s’agit principalement d’actes officiels ou établis par des autorités publiques françaises. Parmi les plus courants, on retrouve les actes d’état civil tels que les actes de naissance, de mariage ou de décès, les décisions judiciaires rendues par les juridictions françaises, les actes notariés (testaments, donations, contrats de mariage…), les diplômes universitaires, les certificats de scolarité ou encore les extraits de casier judiciaire. Les certificats de résidence, les avis d’imposition, les certificats de non-PACS, les extraits K-bis, ou d’une manière générale les mandats peuvent également être concernés.
En revanche, certains documents sont exclus du champ de l’apostille, notamment les documents commerciaux ou douaniers, ainsi que ceux émis par les ambassades, consulats ou autorités diplomatiques. Ces derniers relèvent d’autres procédures spécifiques. Il est donc fondamental, avant toute demande, de bien identifier la nature du document, sa destination géographique et le type de certification requis.
A titre d’exemple, pour un achat immobilier à l’étranger, les notaires locaux demandent une procuration pour finaliser l’achat. Cette procuration devra être apostillée ou légalisée pour être valable dans le pays concerné.
De la même façon, afin de pouvoir se marier à l’étranger, il est nécessaire de fournir aux autorités locales un acte de naissance qui devra être apostillé ou légalisé pour garantir son authenticité.
Le transfert de compétence aux notaires en 2025
En France, l’apostille est délivrée actuellement par les procureurs généraux près les cours d’appel assistés des greffes, avec quelques spécificités pour les départements, régions et collectivités d’outre-mer. La délivrance est gratuite mais peut s’avérer assez longue. Les délais sont en règle générale de deux à trois semaines.
La réforme vise à redéfinir en profondeur l’organisation de la délivrance des apostilles et légalisations et à attribuer cette compétence aux notaires de manière collective sur délégation.
Elle s’inscrit dans une logique de simplification administrative et de modernisation numérique du service public.
À compter du 1er mai 2025, les apostilles seront donc délivrées exclusivement par les notaires de France, via une organisation déléguée à 15 conseils régionaux ou chambres interdépartementales du notariat.
À partir du 1er septembre 2025, cette même répartition géographique des compétences s’appliquera à la délivrance des légalisations, qui étaient jusque-là du ressort du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères auprès du bureau des légalisations. D’ici à cette date, elles demeurent réalisées par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. L’autorité compétente pour légaliser un acte sera donc désormais le notariat français. Cependant l’acte ainsi légalisé devra toujours transiter ensuite par la représentation diplomatique ou consulaire de l’État destinataire en France pour être “surlégalisé”.
À compter du 1er mai 2025, l’usager aura le choix pour faire sa demande d’apostille :
- Soit de la faire en ligne directement sur la plateforme dédiée. Ce portail national ne sera pas accessible avant cette date. Le lien sera disponible depuis le site www.notaires.fr.
- Soit en se déplaçant au Centre d’apostille et de légalisation de l’un des quinze Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales des notaires. Ces Centres seront ouverts au public uniquement à compter du 2 mai 2025. Pour connaître le centre le plus proche, un annuaire est disponible.
Les demandes de délivrance de la légalisation ou de l’apostille concernant les actes publics établis sous forme électronique seront à adresser par voie dématérialisée. Les demandes concernant les actes publics non dématérialisés seront à adresser par courrier ou à déposer en personne.
Les légalisations et apostilles seront délivrées par voie électronique si l’autorité compétente dispose des moyens techniques nécessaires. Dans le cas contraire, elles seront délivrées sur support papier.
Une base de données créée pour les notaires
Pour délivrer l’apostille de nombreux actes publics, les notaires doivent disposer d’un exemplaire des signatures des officiers d’état civil (maires, adjoints, conseillers municipaux) ou agents délégués, afin de pouvoir les certifier. Les communes de plus de 3 500 habitants sont donc tenues de transmettre, avant le 1er mai, une version numérisée des signatures concernées. Pour les autres communes, cette transmission se fera progressivement.
Concrètement, il a été créé une base de données nationale de signatures publiques (actuellement éparpillées dans différents registres peu actualisés), que les notaires pourront consulter directement pour vérifier si la signature figurant sur un document est conforme ainsi que la qualité du signataire (maire, officier d’état civil, etc.).
Un élément essentiel de cette réforme est donc l’alimentation de cette base, par les communes elles-mêmes, dans des conditions sécurisées.
Pour ce faire, deux étapes sont à mettre en œuvre : d’abord, la désignation par les communes de « référents », et ensuite, l’alimentation de la base par ceux-ci. Ces référents auront accès au portail national pour pouvoir y verser les signatures et qualités des élus et des agents concernés. Les collectivités territoriales jouent un rôle crucial dans le succès de cette réforme. En effet, elles sont invitées à désigner un référent apostille et à alimenter régulièrement la base des signatures publiques avec les modèles de signatures des élus et de leurs agents habilités.
Le référent pourra également être contacté par les notaires si un acte public soumis à vérification comporte une signature qui ne figure pas dans la base.
Il est précisé qu’aucune sanction n’est prévue par la loi pour les communes de plus de 3 500 habitants qui n’auraient pas encore alimenté la base de données au 1er mai. Si une demande concerne un document provenant d’une commune n’ayant pas encore transmis sa signature, l’un des 15 centres de notaires prendra contact avec elle pour l’obtenir. Le Conseil supérieur restera disponible après le 1er mai pour accompagner les communes en difficulté.
Ce lien renforcé entre collectivités et notariat s’inscrit dans un objectif plus large de modernisation des services publics et de fluidification des échanges inter-administratifs. Pour les mairies, il s’agit aussi d’un enjeu de visibilité et de fiabilité des documents qu’elles émettent, dans un contexte international de plus en plus exigeant en matière de preuve documentaire.
Apostille et légalisation : quel coût pour les usagers ?
Le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 prévoyait que la délivrance de l’apostille et de légalisation donnerait lieu au paiement par l’usager d’une redevance dont les modalités devaient être fixées par arrêté conjoint du ministre de la Justice et du ministre de l’Europe et des Affaires étrangères.
C’est désormais chose faite. L’arrêté du 10 avril 2025, publié le 16 avril 2025, fixe les montants suivants :
Délai normal (3 jours ouvrés)
Personnes physiques :
- 10 € HT par acte (jusqu’à 3 actes),
- 5 € HT à partir du 4ᵉ acte.
Personnes morales :
- 20 € HT par acte (jusqu’à 3 actes),
- 10 € HT à partir du 4ᵉ acte.
Délai express (24h, sur demande)
Personnes physiques :
- 20 € HT par acte (jusqu’à 3 actes),
- 10 € HT à partir du 4ᵉ acte.
Personnes morales :
- 40 € HT par acte (jusqu’à 3 actes),
- 20 € HT à partir du 4ᵉ acte.
Le délai court à compter de la réception complète des documents permettant aux notaires de traiter la demande. La liste des pièces nécessaires sera bientôt précisée par les notaires.
La redevance est acquittée lors de la délivrance du document apostillé ou légalisé.
Aucune redevance ne sera donc due si l’apostille ou la légalisation n’est pas délivrée.
Des frais de réexpédition peuvent cependant s’ajouter à la redevance si le demandeur n’a pas fourni d’enveloppe préaffranchie ou si l’affranchissement est insuffisant. Ces frais, correspondant aux coûts réels engagés, sont limités à 5 euros hors taxe.
Ce qu'il faut retenir de l'apostille et de la légalisation
La réforme de l’apostille et de la légalisation marque une inflexion notable dans le paysage juridique français. En confiant au notariat la responsabilité exclusive de ces formalités, l’État renforce l’efficacité et la fiabilité du traitement des documents destinés à l’étranger. Les usagers bénéficieront d’un accès simplifié, rapide et sécurisé à ces démarches, grâce à une dématérialisation complète du processus. Cette réforme positionne davantage encore les notaires comme des acteurs centraux de la sécurité juridique, en leur confiant une mission d’intérêt public à forte dimension internationale. Il s’agit d’une évolution structurante qui participe à la modernisation du service public et à l’amélioration de la compétitivité juridique de la France à l’international.
Questions fréquentes sur l'apostille et la légalisation (FAQ)
Quelle est la différence entre l'apostille et la légalisation ?
L’apostille est une procédure simplifiée applicable entre États signataires de la Convention de La Haye. Elle remplace la légalisation qui s’applique pour les pays non-signataires. Les deux attestent la véracité de la signature, de la qualité du signataire et du sceau apposé.
Qui délivre l’apostille et la légalisation à partir de 2025 ?
À compter de mai et septembre 2025, les notaires de France – via 15 conseils régionaux ou chambres interdépartementales – deviendront les seules autorités compétentes pour délivrer ces formalités.
Quels types de documents peuvent être concernés ?
Une grande variété de documents peut nécessiter une apostille ou une légalisation pour pouvoir être reçu à l’étranger. Il s’agit essentiellement d’actes officiels ou établis par des autorités publiques française : actes d’état civil, décisions judiciaires, actes notariés, diplômes, certificats administratifs, extraits de casier judiciaire, entre autres.
Comment faire une demande d’apostille ou de légalisation ?
En ligne via notaires.fr à partir du 1er mai 2025, ou directement au guichet à partir du 2 mai 2025, selon la localisation géographique de l’usager.
L'apostille modifie-t-elle le contenu du document ?
Non. Ni l’apostille ni la légalisation n’altèrent le contenu du document. Elles se contentent d’en certifier la forme, notamment la signature et le sceau.
Quel est le format des certifications ?
Toutes les certifications seront délivrées sous format électronique. Les e-apostilles et e-légalisations seront enregistrées dans un registre national sécurisé et vérifiable en ligne.
Quel sera le coût ?
L’arrêté du 10 avril 2025 fixant la redevance est paru au Journal Officiel du 16 avril 2025.
Pour consulter le montant de la redevance, consultez notre section dédiée.
Notre équipe est à votre écoute pour répondre à toutes vos questions rapidement et efficacement.
